Sécurité & confidentialité

Voisinova traite des données personnelles de copropriétaires et des documents de copropriété. Notre engagement : que ces données ne quittent jamais le cadre pour lequel elles ont été partagées, et qu'elles soient protégées par les mesures techniques et organisationnelles adaptées.

Cette page décrit, en toute transparence, qui traite vos données, dans quel but, où elles sont hébergées, combien de temps elles sont conservées, et quels sont vos droits.

Le RGPD distingue le responsable de traitement, qui décide pourquoi et comment une donnée est traitée, du sous-traitant, qui la traite pour son compte et sur ses instructions. Selon la donnée concernée, Voisinova occupe l'une ou l'autre de ces positions.

• Documents de copropriété et données des copropriétaires qu'ils contiennent.C'est la régie qui décide de les déposer, qui en choisit le contenu et qui détermine les personnes autorisées à les consulter. Elle est responsable de ces traitements ; Voisinova agit comme sous-traitant, uniquement sur ses instructions. Les engagements réciproques sont détaillés dans l' accord de traitement des données.
• Compte de la régie cliente, facturation et journaux techniques. Voisinova décide de ces traitements et en est responsable.

En pratique : une demande portant sur les données de votre copropriété se traite avec votre régie, une demande portant sur votre compte ou votre abonnement se traite avec Voisinova. Si vous ne savez pas dans quel cas vous êtes, écrivez-nous : nous transmettons votre demande à qui de droit et nous vous accompagnons jusqu'à la réponse.

Nicolas Montanari EI, entrepreneur individuel.
2 rue Pétrus Sambardier, 69004 Lyon, France.
SIRET : 803 925 296 00037.
803 925 296 R.C.S. Lyon.
Email : contact@voisinova.fr.

Voisinova est exploitée sous le régime de l'entreprise individuelle. À cette échelle, la désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) n'est pas obligatoire. Toute demande relative à vos données peut être adressée à l'email ci-dessus.

Voisinova collecte uniquement les données nécessaires à la fourniture du service. Pour chaque catégorie de donnée, voici la finalité et la base légale au sens du RGPD.

• Compte utilisateur(email, nom, mot de passe haché). Finalité : authentification et accès au service. Base légale : exécution du contrat (CGU).
• Documents de copropriété(PV d'AG, règlements, appels de fonds, comptes-rendus, listes copropriétaires, etc.) déposés par la régie. Finalité : lecture, structuration et présentation aux copropriétaires concernés. Base légale : exécution du contrat passé entre Voisinova et la régie cliente, pour le compte de laquelle Voisinova agit.
• Données financières liées à l'abonnement (identifiants de paiement Stripe, montants facturés, historique des paiements). Finalité : gestion de l'abonnement et facturation. Base légale : exécution du contrat et obligation légale comptable.
• Journaux techniques(logs d'accès, d'erreurs, métriques d'usage). Finalité : sécurité, détection d'incidents, support et amélioration du service. Base légale : intérêt légitime du responsable.

Vos coordonnées ne nous ont pas été communiquées par vous, mais par la régie qui gère votre copropriété, à partir des documents qu'elle dépose sur Voisinova : listes de copropriétaires, procès-verbaux d'assemblée générale, appels de fonds, décomptes de charges. Cette information vous est donnée en application de l'article 14 du RGPD.

Les données qui vous concernent sont, selon les documents déposés : vos nom et prénom, les lots dont vous êtes propriétaire et les tantièmes associés, votre adresse, votre email et votre téléphone lorsqu'ils figurent dans les documents transmis, ainsi que les montants qui vous concernent.

Elles servent uniquement à vous présenter clairement les informations de votre copropriété et à vous donner accès à votre espace personnel. Votre email et votre téléphone ne sont visibles par les autres membres de votre copropriété que si vous l'avez vous-même autorisé dans vos paramètres. Aucune de ces données n'est revendue ni utilisée à d'autres fins.

Vous pouvez à tout moment demander à consulter, corriger ou faire effacer ces données. Adressez-vous en premier lieu à votre régie, qui en décide ; écrivez-nous si vous préférez passer par nous, nous ferons le lien.

• Documents de copropriété : conservés tant que votre copropriété est active sur Voisinova. Les fichiers PDF d'origine sont automatiquement supprimés à l'issue du délai configuré par votre syndic, fixé par défaut à 10 ans après leur lecture. Votre syndic peut raccourcir ce délai, ou demander la suppression dès la lecture.
• Compte utilisateur : tant que votre compte est actif, puis supprimé 30 jours après résiliation (sauf demande de suppression anticipée).
• Factures et données comptables : 10 ans après l'émission de chaque facture, conformément à l'obligation légale de conservation des pièces comptables (article L.123-22 du Code de commerce).
• Journaux techniques : 12 mois maximum.

Voisinova s'appuie sur des prestataires techniques pour fournir le service. Tous sont liés contractuellement et conformes au RGPD (article 28). La liste est présentée par ordre de proximité géographique : d'abord la France, puis l'Union européenne, puis les prestataires hors UE dûment encadrés.

France

• OVH SAS (Roubaix, France), hébergement de l'application. Datacenter à Gravelines.
• Brevo (Paris, France), envoi des emails transactionnels (invitations, notifications, factures). Infrastructure hébergée dans l'Union européenne.

Union européenne

• Supabase, Inc., hébergement de la base de données et des fichiers (documents PDF). Société de droit américain, dont l'infrastructure utilisée par Voisinova est située à Francfort (Allemagne, UE). Aucun document n'est stocké en dehors de l'Union européenne.
• Stripe Payments Europe Ltd (Dublin, Irlande), traitement des paiements par carte. Entité contractante européenne de Stripe, conforme RGPD. Voisinova n'a jamais connaissance de votre numéro de carte bancaire.

Hors Union européenne (encadré)

• Anthropic, PBC (États-Unis), fournisseur du service d'analyse automatisée (Claude) qui lit les documents déposés pour en extraire les informations utiles. Le contenu d'un document lui est transmis le temps de cette lecture, puis automatiquement supprimé sous 30 jours. Anthropic s'engage contractuellement à ne pas utiliser les contenus transmis par son interface de programmation pour entraîner ses modèles. Le transfert est encadré par les Commercial Terms of Service d'Anthropic et son Data Processing Addendum, qui incorpore les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne.

Toutes les communications entre votre navigateur et Voisinova sont chiffrées en TLS 1.2 ou supérieur. Les documents que vous déposez sont chiffrés en transit et chiffrés au repos. Vos mots de passe sont hachés et ne sont jamais stockés en clair, ni accessibles par l'équipe Voisinova.

Chaque copropriété dispose de son propre périmètre d'accès en base de données. Les contrôles d'autorisation sont appliqués côté serveur à chaque requête grâce à la Row-Level Security (RLS) PostgreSQL, et non uniquement côté navigateur. Une régie ne peut accéder qu'aux copropriétés dont elle a la gestion. Un copropriétaire ne peut accéder qu'aux documents de sa propre copropriété.

Les fichiers déposés sont stockés dans un espace privé, cloisonné par copropriété. Ils ne sont accessibles que par une adresse temporaire, signée et valable quelques minutes, délivrée uniquement après vérification de vos droits.

Vos données ne sont accessibles qu'à :

1. vous-même, via votre compte ;
2. les autres membres de votre copropriété, selon le périmètre que vous avez consenti ;
3. la régie qui gère votre copropriété ;
4. l'équipe Voisinova, uniquement à des fins de support technique et uniquement à votre demande explicite.

Voisinova ne dispose d'aucun modèle économique publicitaire. Vos données ne sont jamais revendues à des tiers, ni mises à disposition à des fins commerciales. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'analyse automatisée, internes ou externes.

Voisinova lit vos documents à l'aide d'un service d'analyse automatisée (Claude, fourni par Anthropic) pour en extraire les informations utiles et les présenter sous une forme structurée. Cette lecture est une aide à la compréhension, pas une décision engageante : la régie et les copropriétaires restent seuls juges des suites à donner.

Au sens de l'article 22 du RGPD, Voisinova ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative, et ne réalise aucun profilage. En cas de divergence entre une information présentée et le document d'origine, le document d'origine fait foi.

Voisinova utilise uniquement les cookies strictement nécessaires à votre authentification (cookie de session). Aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience tiers n'est déposé, ce qui nous dispense de vous imposer une bannière de consentement. Stripe peut déposer un cookie au moment du paiement par carte dans son interface sécurisée ; il est strictement nécessaire au traitement de la transaction.

Aucun système n'est infaillible, et il nous paraît plus sain de dire ce que nous ferions plutôt que de promettre que rien n'arrivera jamais.

En cas de violation de données affectant des documents ou des informations de copropriété, Voisinova informe sans délai la régie concernée, avec les éléments dont elle a besoin pour effectuer les notifications qui lui incombent. Pour les traitements dont Voisinova est responsable (comptes, facturation, journaux techniques), la notification à la CNIL intervient dans les 72 heures, et les personnes concernées sont informées directement lorsque le risque le justifie (articles 33 et 34 du RGPD).

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données détenues sur vous.
• Droit de rectification : corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Droit à l'effacement(« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation (notamment les factures, conservées 10 ans).
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements, par exemple ceux fondés sur l'intérêt légitime.
• Droit à la limitation : demander que vos données ne soient ni utilisées ni effacées pendant la durée d'examen d'une contestation.

Pour les données de votre copropriété, ces droits s'exercent auprès de votre régie, qui en est responsable. Pour votre compte, votre abonnement ou vos factures, ils s'exercent auprès de Voisinova. Dans les deux cas, vous pouvez écrire à contact@voisinova.fr : nous répondons ou nous transmettons, et vous recevrez une réponse sous 30 jours maximum.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : cnil.fr/fr/plaintes.

Pour toute question relative à la sécurité ou à la confidentialité de vos données : contact@voisinova.fr.